Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт вводится в действие 1 июля 2018 года. Поэтому заверять трудовую книжку с 1 июля 2018 года надо по-новому. В статье рассмотрены ситуации, когда необходимо заверить книжку, а также приведены основные правила такого заверения с 1 июля 2018 года.
Новые правила по трудовым книжкам с 1 июля 2018 года. В статье:
- Для чего необходимо заверение копии трудовой книжки с 1 июля 2018 года
- На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой книжки с 01.07.2018
- Как показать в трудовой место хранения подлинника.
- Образец заверения копии трудовой книжки с 1 июля
В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек с 01.07.2018?
Уже достаточно долго для верного заверения трудовой книжки работодатели руководствуются нормами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003.
Но в конце 2016 года появился новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 со сроком введения с действие с июля 2017 года («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.). Правда, незадолго до плановой даты вступления в силу этого документа Росстандарт выпустил приказ от 25.05.2017 № 435-ст, которым введение нового ГОСТа отодвинули на год. Актуальная дата введения нового стандарта – 1 июля 2018 года.
Ожидается, что изменений будет не так много, но одно существенное все же появится. Придется указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.
Для чего необходимо заверение копии трудовой книжки с 1 июля 2018 года?
За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.
Заверить трудовую книжку в 2018 году и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения. Такой срок предусмотрен в ст. 62 ТК РФ.
Также заверенная копия трудовой книжки может понадобиться и самому работодателю – при подаче документов в соцстрах на возмещение расходов по выплаченным пособиям. По данным из трудовой подтверждается стаж, который используется для расчета пособий.
Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2017 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.
На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой книжки с 01.07.2018?
Перед тем как заверить копию трудовой книжки с 01.07.2018, как и раньше, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ.
Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую. Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо.
Как заверить трудовую книжку с 01.07.2018: основные правила
Правила заверения трудовой книжки, как уже сказано, пока применяются те, что прописаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Они требуют, чтобы заверительная надпись содержала такие обязательные пункты:
- слово «Верно» или аналогичная ему словоформа;
- должность лица-представителя работодателя, который заверил копию трудовой;
- подпись и расшифровка подписи;
- дата заверения копии документа.
Желательно еще внести запись о том, что работник трудоустроен по сегодняшний день. Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.
Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2018 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию.
Место хранения подлинника
Новый порядок заверения документов с 1 июля 2018 года подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.
Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.
Образец заверения трудовой книжки по-новому
Исходя из действующих на правил так должена выглядет запись для заверенной копии трудовой книжки:
«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле №29 за 2018 год».
Менеджер по кадровому делопроизводству Алиева (Алиева В.А.) 20.03.2018»
Обращаем внимание, что данную запись можно делать и до 1 июля, нарушением это не будет.